Come scegliere il gestionale per l’agenzia di comunicazione

Selezionare il gestionale corretto per la tua agenzia di comunicazione potrebbe rivelarsi complicato, alla fine di questo articolo ti illustrerò le principali soluzioni, ma voglio prima fare un ragionamento con te.

Se cerchi un gestionale, stai probabilmente cercando una soluzione che risolva più problemi in un colpo solo:

– gestione dei progetti 
– tracciamento delle redditività dell’agenzia
– gestione costi e fatturazione

La prima riflessione che voglio condividere con te è questa: sei sicuro che la soluzione ai tuoi problemi sia un software? 

Alcuni imprenditori pensano che un software sia una panacea, nella loro testa con un tool e pochi clic potranno controllare vendite, numeri, gestione delle persone, amministrazione dialogo con i clienti, ma è un approccio a dir poco naïf

Nella tua agenzia c’è una cultura di controllo dei costi? Fate il time tracking? Guardi gli indicatori di produttività e redditività ogni settimana? 

Ecco, se la risposta è no, sappi che la vita non ti cambierà perché adotti un programma piuttosto che un altro, la differenza la fa la cultura aziendale e del team.

Personalmente controllo la mia agenzia con due fogli di calcolo con all’interno pochi KPI: da una parte un previsionale generale di vendite e fatturazione, dall’altra una dashbord con il mensile di incasso, fatturato, spese e utile, associato alla variazione percentuale di ogni dato rispetto allo stesso mese dell’anno precedente.

Pochi minuti alla settimana e, se ho un aumento, sto tranquillo, se c’è una diminuzione, vado a scoprire il perché. 

Metti che sul previsionale ci sia un “buco” nei prossimi mesi, dovrei andare a parlare con chi si occupa della produzione, delle vendite etc, per capire se siamo scarichi di lavoro, se stiamo vendendo male, o che altro. 

Semplice, no?

Poi faccio verificare le ore lavorate, i lavori in consegna, che cosa abbiamo in chiusura… se oggi non fatturo come dovrei il problema si è generato alcuni mesi fa, non ieri. 

E se non riesco ad avere tutte queste informazioni velocemente? O se sono sbagliate? Dipende dal team e dalla cultura.

Oggi, se uno dei miei ragazzi ha un calo di produzione, alza la mano e avvisa di essere scarico. O se la project manager si accorge che un cliente ci sta tirando scemi e sta consumando il budget, lo sappiamo a metà progetto, non a chiusura d’anno.

Certo, ci ho messo anni a impostare le cose in questa maniera, anni fa brancolavo nel buoi, facevo prezzi a caso, non avevo idea di come e perché andassero così le cose (male, ovviamente).

Come ho fatto? Cultura, mia e del mio team, un mucchio di ore spese a condividere informazioni, dati e principi.

Cultura, come ti dicevo. Se manca quella puoi intallare tutti i software che vuoi, mica danno le scariche elettriche se le persone non compilano (anche se ho amici-colleghi che lo desidererebbero).

Un piccolo trucco? Quando hai identificato un paio di piattaforme che ti sembrano ok per funzioni e costi, falle studiare e selezionare ai tuoi collaboratori: il tasso di “approvazione” della nuova piattaforma andrà alle stelle.

Detto tutto questo, che cosa vuoi che faccia per te un gestionale?

Da una parte, una soluzione all-in-one dovrebbe semplificarti la vita, dall’altra sappiamo che i software più sono specializzati più offrono funzioni e soluzioni (quindi magari ne “monti” tre assieme), visto che oggi far dialogare piattaforme separate è molto più facile di una volta e, se di una trovi una soluzione migliore, o meno costosa, la sostituisci velocemente.

Un’ultima considerazione: se hai capacità di sviluppo potresti voler creare una tua versione custom da zero, personalmente te lo sconsiglio, i costi di sviluppo e manutenzione saranno assurdi. A meno che tu non abbia un’idea geniale e lo voglia rivedere… (nel caso parliamone)

Quindi quali sono le soluzioni più usate nel nostro mondo?

ALL-IN-ONE

Piattaforme dove puoi gestire praticamente tutto della tua agenzia

Paprika

Piattaforma molto completa, adatta per team piuttosto ampi. Capace di gestire progetti, fatturazione e contabilità.

https://www.paprika-software.com/it

Chronos

Software italiano, negli anni è cresciuto molto. Gestisce tutte le attività che vanno dalla vendita alla fatturazione, produzione (commesse, task, timesheet, Project Management), aspetti economico-finanziari e budgeting (obiettivi di progetto), controllo di gestione (marginalità di Business Unit, forecast, cashflow).

https://www.chronosweb.net/

Wethod

Piattaforma italiana estremamente completa, ma non è il solito tool che fa quello che vuoi tu, è una piattaforma che ti induce a lavorare secondo delle best practice.

Il risultato? Controllo e aumento delle redditività, gestione totale e intelligente dei processi (nel senso che lo fa il sistema), autorganizzazione del lavoro dei team, eliminazione dello staff di controllo produzione, budget e forecast, sistema predittivo dei KPI e report interni “magici”.

https://www.wethod.com/

Teamleader 

Piattaforma nata come CRM, nel tempo è diventata molto completa, pur mantenendo un’interfaccia semplice e intuitiva. Gestione vendite, progetti, team, fatturazione.

https://www.teamleadercrm.it/

Se invece hai voglia di lavorare, o hai già alcuni tool e vuoi integrarli in un sistema modulare:

DASHBOARD “A MANO”

Puoi usare fogli di calcolo condivisi online, Google Data Studio o simili (datastudio.google.com), o piattaforme molto cool come www.airtable.com, ottima anche per la gestione dei piani editoriali 

SINGOLI TOOL

Qui il discorso si fa davvero infinito perché potresti utilizzare tool nati in altri ambiti, o super generalisti, e montarli assieme. Le categorie principali in cui li raccolgo sono gestione del tempo, organizzazione dei progetti e fatturazione, qui alcuni dei più noti

Time tracking

getharvest.com 

clockify.me (interessante perché traccia anche file e programmi aperti, riduce molto gli sbattimenti 😉

toggl.com

Gestione progetti / processi / project management

monday.com

asana.com/it

www.wrike.com

clickup.com 

activecollab.com 

Fatturazione 

fattureincloud.it 

fattura24.com

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