La gestione del team nell’agenzia di comunicazione

Staff, team collaboratori, dipendenti, “quelli là”, “i miei ragazzi”, “le nostre risorse” o altre definizioni… se gestisci un gruppo di persone avrai scoperto, qualche volta anche duramente, che si tratta di uno dei lavori più complessi al mondo.

Negli anni sono passato dal pensare a “loro” come persone che facevano o non facevano ciò che mi aspettavo, chiedevo o pretendevo, al considerarmi causa delle loro performance, anche quando non fanno qualcosa che chiedo. Con grandi miglioramenti allo stato del fegato, delle finanze e del clima aziendale.

Che cosa ha fatto cambiare atteggiamenti e, quindi, risultati?

La prima considerazione è che le persone non sono tutte uguali, ognuno ha talenti differenti e devi capire chi mettere in quale ruolo. La famosa frase “se giudichi un pesce dalla sua capacità di scalare un albero…”, hai in mente? Inoltre, la maggior parte delle persone tende a fare ciò che riesce e capisce, non è che fa casini per cattiva volontà. Di solito.

Ho imparato anche che le attitudini sono più importanti delle competenze: se ti metti in staff uno davvero competente ma di pessimo carattere, che demotiva te e il tuo team, la tua impresa andrà col freno a mano tirato ad andar bene. Hai in mente quelli che sbuffano, nonsipuòfare e poi lo fanno comunque, ti riportano solo notizie sgradevoli. La cosa divertente è che queste figure, che sembrano fondamentali per il tuo business, quando se ne vanno liberano spazi ed energie e l’azienda ti decolla.

Una grande scoperta è stata quella della “selezione scientifica” delle persone: smetterla di andare a sentimento, prime impressioni o per indicazioni di amici. Sinceramente non mi ritengo particolarmente bravo a comprendere le persone e l’utilizzo dei test attitudinali durante la selezione mi ha risparmiato un bel po’ di mal di testa.

In tutto questo si incardina la mia capacità di esercitare la leadership sul gruppo, che non vuol dire sbraitare dietro alle persone, ma “ottenere che venga eseguito quello che chiedi”. Booom! Bella definizione, eh? Quando l’ho sentita la prima volta ho cominciato a capire che la mia idea di leadership faceva acqua 😉

La maggior parte delle persone non si incarica della propria crescita e formazione, è forse uno dei migliori investimenti che puoi fare per farli crescere. Non sto parlando di formazione tecnica, spero che Illustrator lo sappiano usare e comunque si impara usandolo. Ci sono tutta una serie di competenze informali -le famose soft skills- che nella vita aiutano a dialogare, crescere, vendere e se le condividi con i tuoi ti ritrovi con un esercito inarrestabile, invece che un branco di pecore che se va bene fanno giusto giusto quello che chiedi e, nella peggiore delle ipotesi ti fan tornare i casini sul tavolo e ti tocca rifare quello che hanno fatto loro. 

Imparare a gestire le persone comporta anche delle responsabilità: come gestire ritardi, assenza di disciplina, disordine, scorrettezze, scarsa voglia di lavorare o addirittura situazioni poco etiche? Ti è capitato di avere collaboratori sempre in ritardo o persone che durante l’orario di lavoro si facevano lavoretti per loro clienti? 

Delle volte queste persone vanno formate, delle volte gestite e motivate, altre volte sanzionate o allontanate. Non è una cosa facile, ma ormai dovresti sapere che i veri risultati si portano a casa se fai le cose che ti mettono fuori confort. 

La prima cosa però è stata -come ti dicevo all’inizio- il mio personale cambio di prospettiva, l’eliminazione del giudizio e un forte lavoro sull’ascolto delle persone, delle loro esigenze, del non detto. Capire come stanno, se sono a loro agio, capire chi sono i campioni e chi invece ti sta solo mettendo i bastoni tra le ruote, fa tutto parte di un mestiere molto difficile, forse quello più difficile nella gestione di un’agenzia, ma che è anche quello che può portarti i maggiori benefici.

Parleremo di questo e molto altro nella classe Strategie per Agenzie TEAM, il 7 maggio a Milano, per maggiori info visita https://fun.strategieperagenzie.com/corso-spa-team

Numeri, dati e statistiche nell’agenzia di comunicazione

I numeri sono creature strane: sembrano oggettivi e freddi ma ti parlano, presentano sfaccettature emotive, delle volte sfuggono, delle volte fan troppo rumore e ti confondono.

In un’agenzia di comunicazione fondata da un grafico-creativo questa confusione può aumentare, soprattutto se questi numeri non sai riconoscerli e non sai parlarci, e puoi metterti nei guai. 

Anni fa non avevo idea di cosa fosse un bilancio, non sapevo dove acquisire i numeri della mia agenzia e, anche quando li avevo, non sapevo quali fossero i dati importanti da leggere. Nel tempo ho imparato a dialogare, a farmi sussurrare cose, a leggere tra le linee di un grafico cosa succede per davvero.

Che cosa succede con i numeri nelle agenzie di comunicazione in Italia? 

Succede che alcune agenzie non hanno nessun numero e vanno alla cieca, spesso finendo sbattere in malo modo. Ad esempio, capita quando ti fai dire dal tuo commercialista come va la tua azienda o com’è andato l’anno precedente.

Ma capita anche di vedere troppi numeri: esasperato dal dettaglio, hai costruito un mostro di foglio di calcolo che solo per aprirlo ci vogliono tre minuti di rotella della morte. All’interno hai parametrizzato qualunque cosa, ma non riesci a trarne una visione d’insieme.

Ancora delle volte capita di avere numeri finti, belli da guardare ma trai comunque le conclusioni che hai in testa, come ad esempio un fatturato elevato che nasconde margini risicati, o statistiche che giustifichi.

E i numeri non sono solo numeri: se scendono le statistiche -tue personali, del tuo team o della tua azienda- è perché sei distratto o fuori focus, insomma ti dicono come stai con la testa e con il cuore.

I numeri ti parlano di redditività delle persone e dei clienti, dei margini, del rapporto costi fissi e variabili, del valore a ciclo vita di un cliente o del costo di acquisizione, ma anche della tua abilità e competenza: se non ottieni il risultato che desideri spesso è perché non ci hai provato nella maniera giusta, non perché non ci hai provato abbastanza. 

I numeri ti dicono come vai rispetto ai competitor o alla media di settore delle agenzie di Milano o d’Italia o nel Mondo. Ti dicono a quanto fatturare un’ora, un logo o un sito. Ti dicono che c’è chi fattura migliaia di euro l’ora, insegnandoti che si possono ottenere risultati impensabili.

Siamo creativi e quindi non possiamo usare i numeri?! Tutto può essere associato ad un valore, pensa alle recensioni di Tripadvisor o al numero di proposte che devi produrre mediamente prima di farti approvare un lavoro. Hai visione della media sui clienti, sulle aree e sui tuoi collaboratori, così da stabilire uno standard?

Hai mai guardato il grafico del fatturato della tua azienda per capire se è solo una retta spezzata o se ti sta dicendo come stai con la testa e sei sei sulla strada giusta?

Il 28 marzo a Milano a Strategie per Agenzie parliamo di numeri, sei dei nostri?

Organizzazione interna nell’agenzia di comunicazione

Oggi voglio parlarti delle cose che ho imparato -sulla mia pelle- sull’organizzazione dell’agenzia… se penso che anni fa facevo queste fesserie mi vengono i brividi!

Project management

Il project management è una delle funzioni meno considerate nelle piccole agenzie, di solito visto come un costo e gestito -spesso a cazzo- personalmente dal titolare, che in realtà si trasforma in un collo di bottiglia invece che generare valore. Bene se passa in mano ad un account, ancor meglio se se ne occupa una figura specifica, con l’attenzione di metterla in conto ai clienti.

Formazione delle persone

In qualunque agenzia -in particolare in quelle piccole-, le persone sono al centro di tutto, praticamente il motore vero dell’impresa. Se loro crescono, cresci anche tu, se loro stanno al palo, tu va a fondo. E le soft skills sono più importanti delle competenze tecniche. Quanto aiuti i tuoi collaboratori a crescere?

Delega

Poco sopra ti parlavo di valore: tu dove generi valore? A scrivere qualche riga di codice, impostare una campagna o disegnando un logo perché “i miei non sono bravi come me”? Primo, se i tuoi sono tanto meno bravi di te preoccupati, secondo se rimani concentrato su attività dove non porti valore, sei quello che fa da tappo allo sviluppo della tua azienda e non lamentarti se non cresci. La delega inizia dalla testa, dall’accettare che chi farà il tuo lavoro merita la tua fiducia e magari non farà le cose come le faresti tu (magari meglio), così il lavoro si sblocca e potrai dedicarti alle funzioni che danno vero valore alla tua impresa: relazioni, strategia, formazione.

Gestione del tempo

La risorsa deperibile in assoluto: se questa sera non hai venduto la tua giornata, non è che domani ne vendi due. E se per un mese non vendi le giornate di un tuo grafico, non è che a fine mese ne vendi trenta tutte assieme come fossero pezzi di ricambio che aspettano in un magazzino. Impara a gestire il tempo, che è la tua risorsa più preziosa, mille volte più del denaro.

Produttività e KPI

Quanto ci mettete in agenzia a realizzare un sito? Qual è il tuo collaboratore più produttivo? Quali sono le aree dove guadagni e dove margini poco, o perdi? Se conosci i tuoi numeri, sai come sta andando la tua azienda. Quali numeri devi guardare? E attento ai numeri “finti”, quelli che raccogli facilmente, che riconfermano quello che pensi e non ti danno nessuna indicazione reale su come stai andando e su come migliorare. 

Organigramma

Altro elemento poco considerato nelle piccole agenzie: “ma siamo solo in cinque”… certo, infatti tutti fanno tutto e appena succede un casino non è responsabilità di nessuno. Ci metti poco a disegnarlo, devi riempire una decina di caselline, e dopo diventa tutto (un po’ più) facile.

Mansionari

Se in una multinazionale elimini un dipendente, in brevissimo tempo viene sostituito e il business continua come prima, è una cosa che ha del kafkiano. Perché, nella tua piccola agenzia, se se ne va quellochesafarequellacosasololui rischi il collasso? Perché non hai il libretto di istruzioni della tua agenzia. “Ma è complicato”, “Non facciamo mai due volte la stessa cosa”, “Nessuno li legge”, queste sono scuse, non motivazioni. E, se ci pensi bene, sono i motivi per cui non cresci. Hai una check list di come creare un sito? Hai un manuale per spiegare ad un grafico esterno come impostare i file in Indesign? No?! Ok, ora sai da dove partire.

Previsionale

“Nella mia agenzia come faccio a prevedere cosa succede tra tre mesi? Manco so cosa capita domani”. Appunto, se non sai prevedere il tuo andamento sei nei guai, anche perché evidentemente non hai contratti, non hai marketing e vendite strutturati, soprattutto non hai la coda fuori dalla porta. E, se capita qualche casino, te ne accordi troppo tardi. Fatti un bel previsionale a dodici mesi -basta un semplice foglio di calcolo-, guarda cosa succede in tre mesi e chiediti che cosa puoi farci, è un grande esercizio. 

Indicatori economici e finanziari

Fatturato e margini, liquidità, produttività oraria, fatturato procapite, markup sui servizi esterni, incidenza dei costi fissi, redditivtà della commessa, del cliente, dell’operatore e del reparto… sei un creativo e ti pare complicato, o brutto? Spero che guadagni davvero tanto, oppure impara a leggere tutti questi dati, ti aiuta a controllare la tua impresa e a crescere. 

Scalabilità e modelli di business 

Replicabilità, scalabilità, ricorsività, infoprodotti, revenues passive… se capisci di cosa parlo puoi ripensare il tuo modello di business -passando dalla vendita delle ore alla vendita di valore e delle informazioni- e arricchirti, o almeno compensare i momenti più difficili 😉

Ti ci ritrovi? Vieni a Strategie per Agenzie ORGANIZZAZIONE, il 28 febbraio a Milano, qui trovi il programma e il modulo di registrazione.

10 cose che ho imparato sulla vendita nelle agenzie di comunicazione

Quando ho iniziato la mia attività imprenditoriale pensavo di saper vendere, me la tiravo ma i risultati non arrivavano… niente metodo, nessun KPI e sicuramente troppa boria nel presentarmi come un superfigo, una volta persino da un cliente che fatturava almeno cento volte me.

Un giorno, finalmente, un colpo di fortuna! Dopo aver preso un mucchio di mazzate (anche questa una fortuna 😉 ho incontrato le persone giuste, mi son messo a studiare e mi sono sbloccato. Molte nozioni utili le avevo ma, come capita con le cose che credi di sapere, e che in realtà non capisci, c’è voluto qualcuno che mi aiutasse e mi facesse riflettere davvero (se leggi il mio libro ne parlo spesso).

Il resto è stato esercizio, lavoro duro, crearsi dei parametri e, qualche volta, fare esperimenti un po’ azzardati.

Qui condivido le esperienze che mi hanno fatto crescere, se le avessi comprese quando avevo vent’anni avrei creato la più grande agenzia d’Italia.

1. La vendita è una tecnica e si impara

La mitologia del venditore naturale è una fesseria: certo avrai incontrato qualcuno più dotato di altri ma, come tutte le tecniche, la vendita si impara (da quelli bravi) e va esercitata continuamente. Insomma, può impararla anche uno come me.

2. Nella vendita B2B le persone sono più importanti delle aziende

Nel B2B i clienti non comprano i tuoi prodotti e difficilmente compreranno la tua azienda a meno che tu non sia un brand riconosciuto. Nella vendita B2B il cliente compra la fiducia nel fatto che tu per primo ti occuperai di fare in modo che il servizio sia consegnato impeccabilmente, che li seguirai se capitano casini, che sanno dove abiti e quindi possono venire a cercarti se non gli consegni quanto pattuito. 

3. La vendita non è una presentazione di catalogo

Ormai lo sanno anche le pietre, è inutile andare da un cliente e sciorinare un infinito elenco di prodotti e servizi… nella vendita ciò che conta è l’ascolto delle esigenze, anche non esplicite, soprattutto nella vendita di servizi complessi o prodotti custom.

Anche se un catalogo di prodotti pronti “in basso” può aiutare a vendere uno non tanto bravo.

4. La vendita si fa prima di incontrare il cliente

Se entri in una sala riunioni e non sanno chi sei, tanto vale che tu vada a mare a rilassarti perché sarà tutta in salita. Delle volte basta una email (ma devi essere davvero bravo) delle volte serve un brand forte, sempre e comunque funziona la tua autorità personale: prova a immaginare se tu fossi identificato come il massimo esperto italiano dei giunti per pavimentazioni industriali e ti chiamassero per risolvere un problema così specifico, magari dopo aver visto dei video e letto i tuoi articoli sulle riviste di settore… la tua vendita diventa una passeggiata.

5. Devi essere preparato, ma le soft skills e l’empatia fanno il grosso del risultato

Da sempre l’empatia, le competenze trasversali ma soprattutto l’ascolto attivo servono più della competenza tecnica. Quante volte mi sento dire da un cliente tecnico “i nostri prodotti li può vendere solo un ingegnere”, gli dico che hanno ragione e poi gli piazzo alle vendite un ex animatore turistico (scherzo, ma prima o poi ci riesco 😉

6. La tua etica e l’attitudine nei confronti della prosperità sono fondamentali per avere il successo che meriti

L’etica è fondamentale nel lavoro -spero tu sia d’accordo- ma se non credi puoi vederla come una strategia di lungo periodo: se freghi un cliente, o anche solo non consideri il suo bene, prima o poi ti ritorna.

Per quanto riguarda la prosperità, soprattutto noi italiani abbiamo un mucchio di preconcetti (ogni tanto mi piacerebbe essere cresciuto in una cultura protestante): questo “stato mentale”, assieme all’incapacità di chiedere ciò che meriti, può allontanarti dal benessere.

Mettendo insieme questi due aspetti ti rendi conto che puoi generare una vera prosperità solo se impari a vendere ciò che è meglio sia per te sia per il tuo cliente.

7. E’ difficile trovare commerciali per la tua azienda, ma nel tuo ufficio anche i tecnici possono diventare venditori

E’ più facile prendere un tecnico e metterlo a vendere o spigare al famoso animatore turistico come funzionano le tue macchine? Sono semplici entrambe se sai come farle, ma la prima è decisamente più veloce. Prendi un tecnico un po’ socievole, allenalo sulle soft skills (ascolto attivo, negoziazione, PNL, etc) e dagli degli obiettivi che siano di suo interesse (oltre al denaro, intendo) e mandalo dai clienti: in pochi mesi ti ritroverai con aumenti di ordini da parte di quei clienti che a te apparivano un po’ stanchi.

8. I clienti non sono tutti uguali, e alcuni non sono clienti anche se da fuori somigliano tanto

Soprattutto nei servizi, non è che se uno ti commissiona un lavoro lo puoi chiamare cliente. Un cliente è uno che ti contatta con una certa frequenza, non che ti dà quel singolo lavoro perché gli hai fatto un prezzo più basso del preventivo del concorrente che lui ha avuto buona cura di mostrarti. E poi è uno che ti aiuta a crescere, non che ti fa impazzire. Insomma, se anche somiglia a un cliente, parla come un cliente, odora di cliente, magari è un pacco.

9. La vendita nel 2019 sarà sempre più consulenziale e meno transazionale

Lo so, ogni tanto sembro un intellettuale. Ma non mi dire che non ti sei accorto che negli ultimi anni la formazione, l’interazione e l’esperienza sono diventati più importanti del prodotto stesso.

10. Non devi sfornare preventivi, devi studiare il budget assieme al tuo prospect

Se ti senti una stampante impazzita che produce preventivi inutili, forse è ora che tu riveda il processo di vendita. Dopo qualche anno a lamentarmi che mi chiedevano preventivi e poi sparivano, ho risolto creando un processo… se ti interessa, soprattutto se ti occupi di servizi, vai su noalpreventivo.com.

Come trovare clienti per un’agenzia di comunicazione

Potrebbe sembrare un controsenso, ma io stesso ho passato anni a confondere la comunicazione con il marketing: raccontare che esisti, disegnare un bel logo non è la stessa cosa che sapere quali sono i tuoi clienti e come andare a prenderli.

Molte agenzie ancora oggi campano con il solo passaprola… non che sia sbagliato, se funziona e cresci vuol dire che lavori bene, ma forse affidarsi solo a questo non è sostenibile sul lungo periodo.

Saper fare marketing ha molto più a che fare con i numeri che con la comunicazione “estetica” -non me ne vogliano i grafici puri- e si tratta di due lavori così differenti che alcune agenzie di grafica hanno bisogno di un consulente di marketing per definire identità e azioni. Sapere quanto vale un mio cliente, quanto costa acquisirlo, come pensa e come prende le decisioni, dove si informa, di cosa ha paura… tutto questo è (anche) marketing. 

Da imprenditore -sì, se dirigi un’agenzia sei prima un imprenditore e poi un grafico, webdesigner, creativo o quello che sei-, devi avere chiaro come funzionano le basi del marketing, solo così potrai garantirti un accesso continuo al mercato, invece che subirlo.

1. Scopri chi sono i tuoi clienti

Spesso come fornitori di servizi alle imprese pensiamo di lavorare per “aziende”, entità astratte che esistono solo sulla carta e nei bilanci. Le aziende sono fatte di persone, e le persone sono differenti tra loro per carattere e ruolo. 

Con chi lavori di norma? Con il marketing manager milanesizzato della multinazionale o con l’imprenditore veneto che parla il tuo stesso dialetto? Perché il processo decisionale di queste due persone è molto differente, e aver chiaro con quale persona lavori è più importante del settore e della dimensione dell’azienda. 

2. Descrivili con precisione

Il marketing che funziona parte dal tuo cliente ideale, ma come individuarlo? La prima cosa da fare è disegnarlo! Hai già uno o più clienti con cui lavori particolarmente bene, persone piacevoli che non ti stressano ma ti sfidano a migliorarti, ti pagano puntualmente e comprano spesso, si fidano di te e ti presentano altri clienti? Bene, allora prova a clonarli!

Dove si informano? DI chi si fidano? Cosa desiderano? Di cosa hanno paura?

Ad esempio, un imprenditore di successo di una PMI da 15-20 milioni di euro di fatturato, che abbia più di sessanta anni, magari è si Facebook per seguire i nipoti, ma difficilmente crede alle cose che legge lì, quindi magari è meglio inviargli materiale cartaceo. Inoltre questo tipo di figura desidera far crescere la propria azienda, dare una nuova veste che rispecchi l’evoluzione fatta negli anni, ma non ha grandi necessità di acquisire nuovi clienti, perché sa già come farlo.

3. Crea la tua Proposta Unica di Valore

Lo so che la tua agenzia fa tante cose, ma agli occhi del tuo cliente potenziale deve essere focalizzata su una cosa specifica in cui è bravissima… tu cosa hai di diverso dagli altri?

Esistono degli esercizi per definire la UVP, puoi andare qui: http://blog.kmap.it/2016/01/07/come-creare-la-tua-proposta-di-valore/ o utilizzare strumenti come il https://strategyzer.com/canvas/value-proposition-canvas

4. Costruisci una Value Ladder

Se cercassi di vendere un sito da 30mila a uno sconosciuto come la prenderebbe secondo te? Se invece mi ha seguito sui social, ha scaricato una guida su come impostare le attività di marketing, è venuto ad un mio evento magari diventa più facile, giusto?

Nella Value Ladder i prodotti vengono disposti, o creati appositamente, per fare in modo che il cliente finale, accedendo ad un determinato gradino-prodotto sia invogliato e indotto a passare al gradino di spesa superiore. Pensa a come puoi avvicinare nuovi clienti dando loro prodotti automatici di valore a quanto spendono, che siano video, guide, checklist, miniconsulenze.

5. Scegli le sorgenti di traffico 

Ora che sai chi è il tuo cliente ideale, dove si informa, cosa desidera, cosa puoi vendergli, dovrebbe essere facile decidere come e dove agganciarlo: Facebook, Linkedin, mailing, telefonate, networking al golf… 

6. Controlla i risultati

Controlla costantemente quanto spendi e quanto rientra da ogni singola operazione, e man mano elimina quelle non profittevoli per dirottare il budget e gli sforzi su quelle che funzionano.

 

Una nota sul sito internet: molte agenzie passano mesi a realizzare il sito perfetto per cercare di prendere un cliente che magari arriverà da un incontro casuale in qualche associazione di categoria… il sito nella maggior parte dei casi -se non è superposizionato sui motori di ricerca- è solo un touchpoint secondario, cioè il secondo o terzo momento di contatto con questo cliente. 

La sua funzione quindi non è quella di acquisire clienti -per quello ci sono tutte le singole attività di marketing, che spesso convertono su landing page non visibili dall’esterno- ma piuttosto quella di confortare il cliente sul fatto che non sta facendo una scelta sbagliata. Quindi meglio che sia semplice e veloce, piuttosto che buttarci dentro tonnellate di informazioni che distraggono e diventano obsolete velocemente.

L’organigramma nelle agenzie di comunicazione

L’organigramma in una piccola agenzia spesso non viene considerato: siamo in pochi, tutti facciamo tutto, non abbiamo tempo, non credo a queste cose rigide, noi siamo creativi…

La verità è che forse non hai avuto il tempo e la voglia -o la competenza- per prendere in mano uno degli strumenti più potenti per la crescita della tua agenzia.

L’organigramma standard
Nelle grandi organizzazioni l’organigramma cresce e si dettaglia fino ad arrivare ad avere una persona che si occupa di un singolo processo apparentemente secondario. E’ vero che lì ci sono i soldi per fare molte più cose che nella tua agenzia, ma chi lavora con un elevato grado di dettaglio ottiene alcuni vantaggi:
– attivi solo quelle funzioni che hanno uno scopo e sono in grado di produrre un reddito
– ogni persona ha una mansione e una responsabilità specifica
Lo so che nelle piccole agenzie il titolare ama -o deve- fare un po’ tutto, ma poi non chiederti perché non cresci.

Ma esiste un modo “standard” di lavorare sull’organigramma? Hai mai considerato che forse non consideri alcune aree (importanti ma non urgenti, conosci la matrice di Covey?) che possono davvero fare la differenza nella tua agenzia?

Vediamo cosa succede normalmente nelle piccole agenzie di comunicazione…
– la produzione, che nelle agenzie è rappresentata dal lavoro di grafici e web designer, soprattutto quando il titolare è un ex grafico, va avanti poco gestita e poco controllata, ma va avanti (soprattutto quando un cliente chiama inferocito perché qualcuno si è “dimenticato” di mandare avanti il suo lavoro)
– l’amministrazione, che è una funzione fondamentale se vuoi portare a casa i soldi (e non “facciamo le fatture quando abbiamo tempo” o “appena ho un minuto chiamo quei clienti che ritardano con i pagamenti”) viene portata appunto avanti quando si ha tempo
– le vendite le fa il titolare. Quando ha tempo. O quando lo chiamano con urgenza i clienti. Oppure se ne occupa una figura mitologica, l’account. Lasciami dire che questa è una cagata pazzesca. Potremmo parlare per giorni di quanto male sia interpretato e gestito questo ruolo, figura conflittuale che deve dire di sì al cliente e far digerire scelte inappropriate allo staff grafico-creativo… l’hai già visto accadere, vero?
– il marketing è un’altra forma di necessità emergente: siti che si trascinano per anni, clienti presi col passaparola (fanno eccezione le agenzie di webmarketing, almeno spero), social lasciati al buon cuore della grafica che parla meglio l’italiano, e ogni tanto si fa qualcosa di carino, ma senza programmazione
– la selezione del personale è affidata ai collaboratori nella forma di “hai mica qualche amico?” e viene fatta solo quando sei nel casino fino al collo per il troppo lavoro o perché qualcuno ti ha dato le dimissioni
– la formazione è molto tecnica e spesso autopromossa, ma essendo una necessità almeno viene portata avanti
– ricerca e sviluppo lasciate in mano al giovane più smanettone, oppure al titolare che puntualmente esclama “sì ma a sta cosa potevate arrivarci da soli”.

Lo so, non è così ovunque, in alcune agenzie alcune aree sono sviluppate all’eccellenza… ma parliamo di opportunità. Come si usa bene un organigramma?

Alcune regole semplici che puoi applicare da subito:
– quante persone devo avere in ufficio per utilizzare l’organigramma? Ha senso già da quattro/cinque persone, quando arrivi a dieci è fondamentale
– stampa e riempi il modello che scarichi da qui: http://strategieperagenzie.com/files/organigramma_SpA.zip
– trovati delle prime linee responsabili per ogni area, trovando così il tempo per dedicarti alle aree davvero importanti (anche se non urgenti): relazioni, progetti di lungo periodo, innovazione e formazione del team
– non scavalcare mai i livelli di comunicazione -tipo parlare direttamente con un grafico saltando il project manager- e non permettere neanche che questo avvenga dal basso verso l’alto
– distribuisci bene i carichi di lavoro, magari qualcun altro oltre a te si occupa di troppe cose
– fondamentale il rispetto dei ruoli e delle responsabilità, se una persona è responsabile di una determinata non va scavalcata, e non potrà neanche dire “è colpa di uno dei miei”, perché la responsabilità è di chi dirige l’area
– scopri quali sono le aree importanti non presidiate, come ad esempio la gestione delle risorse umane o del marketing

Non ti dico che domattina avrai un organigramma perfetto, che questo rifletterà il mondo reale o che sarà la soluzione ai tuoi problemi… ma ti assicuro che se lo disegni correttamente, distribuisci correttamente carichi e responsabilità, ti crei delle prime linee, lo condividi con il tuo team e presidi le aree “importanti”, la tua vita in agenzia migliorerà drasticamente.