Organizzazione interna nell’agenzia di comunicazione

Oggi voglio parlarti delle cose che ho imparato -sulla mia pelle- sull’organizzazione dell’agenzia… se penso che anni fa facevo queste fesserie mi vengono i brividi!

Project management

Il project management è una delle funzioni meno considerate nelle piccole agenzie, di solito visto come un costo e gestito -spesso a cazzo- personalmente dal titolare, che in realtà si trasforma in un collo di bottiglia invece che generare valore. Bene se passa in mano ad un account, ancor meglio se se ne occupa una figura specifica, con l’attenzione di metterla in conto ai clienti.

Formazione delle persone

In qualunque agenzia -in particolare in quelle piccole-, le persone sono al centro di tutto, praticamente il motore vero dell’impresa. Se loro crescono, cresci anche tu, se loro stanno al palo, tu va a fondo. E le soft skills sono più importanti delle competenze tecniche. Quanto aiuti i tuoi collaboratori a crescere?

Delega

Poco sopra ti parlavo di valore: tu dove generi valore? A scrivere qualche riga di codice, impostare una campagna o disegnando un logo perché “i miei non sono bravi come me”? Primo, se i tuoi sono tanto meno bravi di te preoccupati, secondo se rimani concentrato su attività dove non porti valore, sei quello che fa da tappo allo sviluppo della tua azienda e non lamentarti se non cresci. La delega inizia dalla testa, dall’accettare che chi farà il tuo lavoro merita la tua fiducia e magari non farà le cose come le faresti tu (magari meglio), così il lavoro si sblocca e potrai dedicarti alle funzioni che danno vero valore alla tua impresa: relazioni, strategia, formazione.

Gestione del tempo

La risorsa deperibile in assoluto: se questa sera non hai venduto la tua giornata, non è che domani ne vendi due. E se per un mese non vendi le giornate di un tuo grafico, non è che a fine mese ne vendi trenta tutte assieme come fossero pezzi di ricambio che aspettano in un magazzino. Impara a gestire il tempo, che è la tua risorsa più preziosa, mille volte più del denaro.

Produttività e KPI

Quanto ci mettete in agenzia a realizzare un sito? Qual è il tuo collaboratore più produttivo? Quali sono le aree dove guadagni e dove margini poco, o perdi? Se conosci i tuoi numeri, sai come sta andando la tua azienda. Quali numeri devi guardare? E attento ai numeri “finti”, quelli che raccogli facilmente, che riconfermano quello che pensi e non ti danno nessuna indicazione reale su come stai andando e su come migliorare. 

Organigramma

Altro elemento poco considerato nelle piccole agenzie: “ma siamo solo in cinque”… certo, infatti tutti fanno tutto e appena succede un casino non è responsabilità di nessuno. Ci metti poco a disegnarlo, devi riempire una decina di caselline, e dopo diventa tutto (un po’ più) facile.

Mansionari

Se in una multinazionale elimini un dipendente, in brevissimo tempo viene sostituito e il business continua come prima, è una cosa che ha del kafkiano. Perché, nella tua piccola agenzia, se se ne va quellochesafarequellacosasololui rischi il collasso? Perché non hai il libretto di istruzioni della tua agenzia. “Ma è complicato”, “Non facciamo mai due volte la stessa cosa”, “Nessuno li legge”, queste sono scuse, non motivazioni. E, se ci pensi bene, sono i motivi per cui non cresci. Hai una check list di come creare un sito? Hai un manuale per spiegare ad un grafico esterno come impostare i file in Indesign? No?! Ok, ora sai da dove partire.

Previsionale

“Nella mia agenzia come faccio a prevedere cosa succede tra tre mesi? Manco so cosa capita domani”. Appunto, se non sai prevedere il tuo andamento sei nei guai, anche perché evidentemente non hai contratti, non hai marketing e vendite strutturati, soprattutto non hai la coda fuori dalla porta. E, se capita qualche casino, te ne accordi troppo tardi. Fatti un bel previsionale a dodici mesi -basta un semplice foglio di calcolo-, guarda cosa succede in tre mesi e chiediti che cosa puoi farci, è un grande esercizio. 

Indicatori economici e finanziari

Fatturato e margini, liquidità, produttività oraria, fatturato procapite, markup sui servizi esterni, incidenza dei costi fissi, redditivtà della commessa, del cliente, dell’operatore e del reparto… sei un creativo e ti pare complicato, o brutto? Spero che guadagni davvero tanto, oppure impara a leggere tutti questi dati, ti aiuta a controllare la tua impresa e a crescere. 

Scalabilità e modelli di business 

Replicabilità, scalabilità, ricorsività, infoprodotti, revenues passive… se capisci di cosa parlo puoi ripensare il tuo modello di business -passando dalla vendita delle ore alla vendita di valore e delle informazioni- e arricchirti, o almeno compensare i momenti più difficili 😉

Ti ci ritrovi? Vieni a Strategie per Agenzie ORGANIZZAZIONE, il 28 febbraio a Milano, qui trovi il programma e il modulo di registrazione.

Come trovare clienti per un’agenzia di comunicazione

Potrebbe sembrare un controsenso, ma io stesso ho passato anni a confondere la comunicazione con il marketing: raccontare che esisti, disegnare un bel logo non è la stessa cosa che sapere quali sono i tuoi clienti e come andare a prenderli.

Molte agenzie ancora oggi campano con il solo passaprola… non che sia sbagliato, se funziona e cresci vuol dire che lavori bene, ma forse affidarsi solo a questo non è sostenibile sul lungo periodo.

Saper fare marketing ha molto più a che fare con i numeri che con la comunicazione “estetica” -non me ne vogliano i grafici puri- e si tratta di due lavori così differenti che alcune agenzie di grafica hanno bisogno di un consulente di marketing per definire identità e azioni. Sapere quanto vale un mio cliente, quanto costa acquisirlo, come pensa e come prende le decisioni, dove si informa, di cosa ha paura… tutto questo è (anche) marketing. 

Da imprenditore -sì, se dirigi un’agenzia sei prima un imprenditore e poi un grafico, webdesigner, creativo o quello che sei-, devi avere chiaro come funzionano le basi del marketing, solo così potrai garantirti un accesso continuo al mercato, invece che subirlo.

1. Scopri chi sono i tuoi clienti

Spesso come fornitori di servizi alle imprese pensiamo di lavorare per “aziende”, entità astratte che esistono solo sulla carta e nei bilanci. Le aziende sono fatte di persone, e le persone sono differenti tra loro per carattere e ruolo. 

Con chi lavori di norma? Con il marketing manager milanesizzato della multinazionale o con l’imprenditore veneto che parla il tuo stesso dialetto? Perché il processo decisionale di queste due persone è molto differente, e aver chiaro con quale persona lavori è più importante del settore e della dimensione dell’azienda. 

2. Descrivili con precisione

Il marketing che funziona parte dal tuo cliente ideale, ma come individuarlo? La prima cosa da fare è disegnarlo! Hai già uno o più clienti con cui lavori particolarmente bene, persone piacevoli che non ti stressano ma ti sfidano a migliorarti, ti pagano puntualmente e comprano spesso, si fidano di te e ti presentano altri clienti? Bene, allora prova a clonarli!

Dove si informano? DI chi si fidano? Cosa desiderano? Di cosa hanno paura?

Ad esempio, un imprenditore di successo di una PMI da 15-20 milioni di euro di fatturato, che abbia più di sessanta anni, magari è si Facebook per seguire i nipoti, ma difficilmente crede alle cose che legge lì, quindi magari è meglio inviargli materiale cartaceo. Inoltre questo tipo di figura desidera far crescere la propria azienda, dare una nuova veste che rispecchi l’evoluzione fatta negli anni, ma non ha grandi necessità di acquisire nuovi clienti, perché sa già come farlo.

3. Crea la tua Proposta Unica di Valore

Lo so che la tua agenzia fa tante cose, ma agli occhi del tuo cliente potenziale deve essere focalizzata su una cosa specifica in cui è bravissima… tu cosa hai di diverso dagli altri?

Esistono degli esercizi per definire la UVP, puoi andare qui: http://blog.kmap.it/2016/01/07/come-creare-la-tua-proposta-di-valore/ o utilizzare strumenti come il https://strategyzer.com/canvas/value-proposition-canvas

4. Costruisci una Value Ladder

Se cercassi di vendere un sito da 30mila a uno sconosciuto come la prenderebbe secondo te? Se invece mi ha seguito sui social, ha scaricato una guida su come impostare le attività di marketing, è venuto ad un mio evento magari diventa più facile, giusto?

Nella Value Ladder i prodotti vengono disposti, o creati appositamente, per fare in modo che il cliente finale, accedendo ad un determinato gradino-prodotto sia invogliato e indotto a passare al gradino di spesa superiore. Pensa a come puoi avvicinare nuovi clienti dando loro prodotti automatici di valore a quanto spendono, che siano video, guide, checklist, miniconsulenze.

5. Scegli le sorgenti di traffico 

Ora che sai chi è il tuo cliente ideale, dove si informa, cosa desidera, cosa puoi vendergli, dovrebbe essere facile decidere come e dove agganciarlo: Facebook, Linkedin, mailing, telefonate, networking al golf… 

6. Controlla i risultati

Controlla costantemente quanto spendi e quanto rientra da ogni singola operazione, e man mano elimina quelle non profittevoli per dirottare il budget e gli sforzi su quelle che funzionano.

 

Una nota sul sito internet: molte agenzie passano mesi a realizzare il sito perfetto per cercare di prendere un cliente che magari arriverà da un incontro casuale in qualche associazione di categoria… il sito nella maggior parte dei casi -se non è superposizionato sui motori di ricerca- è solo un touchpoint secondario, cioè il secondo o terzo momento di contatto con questo cliente. 

La sua funzione quindi non è quella di acquisire clienti -per quello ci sono tutte le singole attività di marketing, che spesso convertono su landing page non visibili dall’esterno- ma piuttosto quella di confortare il cliente sul fatto che non sta facendo una scelta sbagliata. Quindi meglio che sia semplice e veloce, piuttosto che buttarci dentro tonnellate di informazioni che distraggono e diventano obsolete velocemente.

L’organigramma nelle agenzie di comunicazione

L’organigramma in una piccola agenzia spesso non viene considerato: siamo in pochi, tutti facciamo tutto, non abbiamo tempo, non credo a queste cose rigide, noi siamo creativi…

La verità è che forse non hai avuto il tempo e la voglia -o la competenza- per prendere in mano uno degli strumenti più potenti per la crescita della tua agenzia.

L’organigramma standard
Nelle grandi organizzazioni l’organigramma cresce e si dettaglia fino ad arrivare ad avere una persona che si occupa di un singolo processo apparentemente secondario. E’ vero che lì ci sono i soldi per fare molte più cose che nella tua agenzia, ma chi lavora con un elevato grado di dettaglio ottiene alcuni vantaggi:
– attivi solo quelle funzioni che hanno uno scopo e sono in grado di produrre un reddito
– ogni persona ha una mansione e una responsabilità specifica
Lo so che nelle piccole agenzie il titolare ama -o deve- fare un po’ tutto, ma poi non chiederti perché non cresci.

Ma esiste un modo “standard” di lavorare sull’organigramma? Hai mai considerato che forse non consideri alcune aree (importanti ma non urgenti, conosci la matrice di Covey?) che possono davvero fare la differenza nella tua agenzia?

Vediamo cosa succede normalmente nelle piccole agenzie di comunicazione…
– la produzione, che nelle agenzie è rappresentata dal lavoro di grafici e web designer, soprattutto quando il titolare è un ex grafico, va avanti poco gestita e poco controllata, ma va avanti (soprattutto quando un cliente chiama inferocito perché qualcuno si è “dimenticato” di mandare avanti il suo lavoro)
– l’amministrazione, che è una funzione fondamentale se vuoi portare a casa i soldi (e non “facciamo le fatture quando abbiamo tempo” o “appena ho un minuto chiamo quei clienti che ritardano con i pagamenti”) viene portata appunto avanti quando si ha tempo
– le vendite le fa il titolare. Quando ha tempo. O quando lo chiamano con urgenza i clienti. Oppure se ne occupa una figura mitologica, l’account. Lasciami dire che questa è una cagata pazzesca. Potremmo parlare per giorni di quanto male sia interpretato e gestito questo ruolo, figura conflittuale che deve dire di sì al cliente e far digerire scelte inappropriate allo staff grafico-creativo… l’hai già visto accadere, vero?
– il marketing è un’altra forma di necessità emergente: siti che si trascinano per anni, clienti presi col passaparola (fanno eccezione le agenzie di webmarketing, almeno spero), social lasciati al buon cuore della grafica che parla meglio l’italiano, e ogni tanto si fa qualcosa di carino, ma senza programmazione
– la selezione del personale è affidata ai collaboratori nella forma di “hai mica qualche amico?” e viene fatta solo quando sei nel casino fino al collo per il troppo lavoro o perché qualcuno ti ha dato le dimissioni
– la formazione è molto tecnica e spesso autopromossa, ma essendo una necessità almeno viene portata avanti
– ricerca e sviluppo lasciate in mano al giovane più smanettone, oppure al titolare che puntualmente esclama “sì ma a sta cosa potevate arrivarci da soli”.

Lo so, non è così ovunque, in alcune agenzie alcune aree sono sviluppate all’eccellenza… ma parliamo di opportunità. Come si usa bene un organigramma?

Alcune regole semplici che puoi applicare da subito:
– quante persone devo avere in ufficio per utilizzare l’organigramma? Ha senso già da quattro/cinque persone, quando arrivi a dieci è fondamentale
– stampa e riempi il modello che scarichi da qui: http://strategieperagenzie.com/files/organigramma_SpA.zip
– trovati delle prime linee responsabili per ogni area, trovando così il tempo per dedicarti alle aree davvero importanti (anche se non urgenti): relazioni, progetti di lungo periodo, innovazione e formazione del team
– non scavalcare mai i livelli di comunicazione -tipo parlare direttamente con un grafico saltando il project manager- e non permettere neanche che questo avvenga dal basso verso l’alto
– distribuisci bene i carichi di lavoro, magari qualcun altro oltre a te si occupa di troppe cose
– fondamentale il rispetto dei ruoli e delle responsabilità, se una persona è responsabile di una determinata non va scavalcata, e non potrà neanche dire “è colpa di uno dei miei”, perché la responsabilità è di chi dirige l’area
– scopri quali sono le aree importanti non presidiate, come ad esempio la gestione delle risorse umane o del marketing

Non ti dico che domattina avrai un organigramma perfetto, che questo rifletterà il mondo reale o che sarà la soluzione ai tuoi problemi… ma ti assicuro che se lo disegni correttamente, distribuisci correttamente carichi e responsabilità, ti crei delle prime linee, lo condividi con il tuo team e presidi le aree “importanti”, la tua vita in agenzia migliorerà drasticamente.