Perché devi smettere di fare preventivi se hai un’agenzia di comunicazione

Hai un’agenzia di comunicazione e sei stufo di produrre preventivi come una stampante impazzita? Per di più per finti potenziali clienti che poi spariscono senza neanche darti una risposta, andando dal concorrente -spesso incapace- che costa meno?

I tuoi clienti ti vivono come una commodity e ti usano come panchina quando hanno una grana che non riescono a sistemare con l’altro fornitore “top”?

Capisco questa frustrazione, è stato così anche per me per anni, ma ora stai per scoprire l’arma segreta che ti salverà da questo lavoro inutile, facendoti guadagnare tempo, soldi e… autostima!

Oggi voglio aiutarti a uscire dalla trappola del preventivo con un processo che abbiamo studiato e testato nella mia agenzia.

1. Crea un processo di lead generation per i tuoi servizi, ad esempio “realizzazione siti internet brescia” – una cosa semplice, che faccia molto traffico

2. Quando ti contatta un nuovo prospect spiega che tu hai un metodo per analizzare le sue esigenze e il suo posizionamento sul web, per cui vuoi fissare una skype di 20 minuti

3. Qualcuno ti dirà che vuole solo un preventivo… be’, spara alto, molto alto. Nella maggior parte dei casi non li prenderai, ma almeno penseranno che sei bravo 😉 ma non sono questi i clienti che ci interessano

4. Durante la skype chiedi perché vuole fare il nuovo sito, quali obiettivi ha, come va la sua azienda… insomma spostalo dal processo agli obiettivi

5. Quando hai capito quali sono i suoi obiettivi -che delle volte non saranno relativi al nuovo sito, ma piuttosto vuole nuovi clienti, o riposizionare l’azienda-, chiedi quanto ritiene opportuno investire per raggiungere l’obiettivo che ha appena dichiarato… booom! Scopri che le risorse da mettere in campo per questi obiettivi, se sono attività strategiche, sono molto più importanti di quello che ti aspettavi e che te le mettono a disposizione più che volentieri

I risultati sono impressionanti, lo vediamo tutti i giorni nella mia agenzia. Dal punto di vista dei numeri, se la tua media chiusura preventivi è del 20-30%, chiudendo pure male sul prezzo (sconti, previsioni sbagliate), con questo metodo vai in chiusura il 42,5% delle volte con un prezzo più elevato, maggiore efficienza tua e soddisfazione del cliente.

Se ti dicessi che nella mia agenzia lo facciamo da un pezzo, ottenendo risultati sbalorditivi? I miei collaboratori sono più soddisfatti, i nuovi clienti si sentono compresi e ascoltati, il lavoro ha meno intoppi e guadagniamo di più (tra l’altro, questo sistema elimina la necessità di avere un commerciale). E quelli che cercavano solo un preventivo? Be’ peggio per loro, se li becca il tuo concorrente incapace ad un prezzaccio 😉

Ti è piaciuto? Pensi di poterlo applicare al tuo business?!

L’organigramma nelle agenzie di comunicazione

L’organigramma in una piccola agenzia spesso non viene considerato: siamo in pochi, tutti facciamo tutto, non abbiamo tempo, non credo a queste cose rigide, noi siamo creativi…

La verità è che forse non hai avuto il tempo e la voglia -o la competenza- per prendere in mano uno degli strumenti più potenti per la crescita della tua agenzia.

L’organigramma standard
Nelle grandi organizzazioni l’organigramma cresce e si dettaglia fino ad arrivare ad avere una persona che si occupa di un singolo processo apparentemente secondario. E’ vero che lì ci sono i soldi per fare molte più cose che nella tua agenzia, ma chi lavora con un elevato grado di dettaglio ottiene alcuni vantaggi:
– attivi solo quelle funzioni che hanno uno scopo e sono in grado di produrre un reddito
– ogni persona ha una mansione e una responsabilità specifica
Lo so che nelle piccole agenzie il titolare ama -o deve- fare un po’ tutto, ma poi non chiederti perché non cresci.

Ma esiste un modo “standard” di lavorare sull’organigramma? Hai mai considerato che forse non consideri alcune aree (importanti ma non urgenti, conosci la matrice di Covey?) che possono davvero fare la differenza nella tua agenzia?

Vediamo cosa succede normalmente nelle piccole agenzie di comunicazione…
– la produzione, che nelle agenzie è rappresentata dal lavoro di grafici e web designer, soprattutto quando il titolare è un ex grafico, va avanti poco gestita e poco controllata, ma va avanti (soprattutto quando un cliente chiama inferocito perché qualcuno si è “dimenticato” di mandare avanti il suo lavoro)
– l’amministrazione, che è una funzione fondamentale se vuoi portare a casa i soldi (e non “facciamo le fatture quando abbiamo tempo” o “appena ho un minuto chiamo quei clienti che ritardano con i pagamenti”) viene portata appunto avanti quando si ha tempo
– le vendite le fa il titolare. Quando ha tempo. O quando lo chiamano con urgenza i clienti. Oppure se ne occupa una figura mitologica, l’account. Lasciami dire che questa è una cagata pazzesca. Potremmo parlare per giorni di quanto male sia interpretato e gestito questo ruolo, figura conflittuale che deve dire di sì al cliente e far digerire scelte inappropriate allo staff grafico-creativo… l’hai già visto accadere, vero?
– il marketing è un’altra forma di necessità emergente: siti che si trascinano per anni, clienti presi col passaparola (fanno eccezione le agenzie di webmarketing, almeno spero), social lasciati al buon cuore della grafica che parla meglio l’italiano, e ogni tanto si fa qualcosa di carino, ma senza programmazione
– la selezione del personale è affidata ai collaboratori nella forma di “hai mica qualche amico?” e viene fatta solo quando sei nel casino fino al collo per il troppo lavoro o perché qualcuno ti ha dato le dimissioni
– la formazione è molto tecnica e spesso autopromossa, ma essendo una necessità almeno viene portata avanti
– ricerca e sviluppo lasciate in mano al giovane più smanettone, oppure al titolare che puntualmente esclama “sì ma a sta cosa potevate arrivarci da soli”.

Lo so, non è così ovunque, in alcune agenzie alcune aree sono sviluppate all’eccellenza… ma parliamo di opportunità. Come si usa bene un organigramma?

Alcune regole semplici che puoi applicare da subito:
– quante persone devo avere in ufficio per utilizzare l’organigramma? Ha senso già da quattro/cinque persone, quando arrivi a dieci è fondamentale
– stampa e riempi il modello che scarichi da qui: http://strategieperagenzie.com/files/organigramma_SpA.zip
– trovati delle prime linee responsabili per ogni area, trovando così il tempo per dedicarti alle aree davvero importanti (anche se non urgenti): relazioni, progetti di lungo periodo, innovazione e formazione del team
– non scavalcare mai i livelli di comunicazione -tipo parlare direttamente con un grafico saltando il project manager- e non permettere neanche che questo avvenga dal basso verso l’alto
– distribuisci bene i carichi di lavoro, magari qualcun altro oltre a te si occupa di troppe cose
– fondamentale il rispetto dei ruoli e delle responsabilità, se una persona è responsabile di una determinata non va scavalcata, e non potrà neanche dire “è colpa di uno dei miei”, perché la responsabilità è di chi dirige l’area
– scopri quali sono le aree importanti non presidiate, come ad esempio la gestione delle risorse umane o del marketing

Non ti dico che domattina avrai un organigramma perfetto, che questo rifletterà il mondo reale o che sarà la soluzione ai tuoi problemi… ma ti assicuro che se lo disegni correttamente, distribuisci correttamente carichi e responsabilità, ti crei delle prime linee, lo condividi con il tuo team e presidi le aree “importanti”, la tua vita in agenzia migliorerà drasticamente.