L’importanza della crescita personale

(Perché le abilità che ti hanno portato fin qui non sono sufficienti a fare un salto di livello)

Questa è una delle classi -e uno degli articoli- più complesse e particolari di questa serie, coinvolge tanti aspetti personali e relativamente poco tangibili, ma fondamentali. Che cosa significa “crescita personale”? Non cresciamo già naturalmente? Ci accadono cose, impariamo lezioni, guardiamo gli altri, facciamo sbagli che cerchiamo di non ripetere, non è già questa una crescita?

Un giorno ho sentito una frase che in qualche modo a mio avviso spiega il senso della crescita personale: “per ottenere ciò che desideri, devi diventare la persona che ottiene i risultati che desideri.”. Insomma, se vuoi pesare meno e vuoi essere in forma non puoi essere “uno che sta sul divano”, devi diventare uno che corre e mangia sano. Ma che cosa succede se applico questo concetto ad altri obiettivi più sofisticati, come l’avere successo, essere una bella persona, una grande imprenditore, un buon leader? (che poi, che cosa significano queste cose per me?)

Insomma, se devo perdere peso so già cosa devo fare: smetterla con la vaschetta di gelato dopo cena, magari andare da un nutrizionista, cominciare a fare sport e fare queste cose con costanza per lungo tempo -o per sempre-, non solo la prima settimana dopo le feste di fine anno. Volendo portare avanti il paragone, e dal perdere peso vuoi diventare un triatleta, forse ti serve avere un coach, seguire una dieta ferrea, un programma studiato e testato, un sistema di KPI di controllo e avere una volontà di ferro. La dimensione del tuo obiettivo determina l’ampiezza degli sforzi che devi fare.

Ma perché dovrei o cambiare? Perché le abilità che ho in questo momento mi hanno portato dove sono, ma difficilmente mi porteranno un livello più su.

La gestione del team nell’agenzia di comunicazione

Staff, team collaboratori, dipendenti, “quelli là”, “i miei ragazzi”, “le nostre risorse” o altre definizioni… se gestisci un gruppo di persone avrai scoperto, qualche volta anche duramente, che si tratta di uno dei lavori più complessi al mondo.

Negli anni sono passato dal pensare a “loro” come persone che facevano o non facevano ciò che mi aspettavo, chiedevo o pretendevo, al considerarmi causa delle loro performance, anche quando non fanno qualcosa che chiedo. Con grandi miglioramenti allo stato del fegato, delle finanze e del clima aziendale.

Che cosa ha fatto cambiare atteggiamenti e, quindi, risultati?

La prima considerazione è che le persone non sono tutte uguali, ognuno ha talenti differenti e devi capire chi mettere in quale ruolo. La famosa frase “se giudichi un pesce dalla sua capacità di scalare un albero…”, hai in mente? Inoltre, la maggior parte delle persone tende a fare ciò che riesce e capisce, non è che fa casini per cattiva volontà. Di solito.

Ho imparato anche che le attitudini sono più importanti delle competenze: se ti metti in staff uno davvero competente ma di pessimo carattere, che demotiva te e il tuo team, la tua impresa andrà col freno a mano tirato ad andar bene. Hai in mente quelli che sbuffano, nonsipuòfare e poi lo fanno comunque, ti riportano solo notizie sgradevoli. La cosa divertente è che queste figure, che sembrano fondamentali per il tuo business, quando se ne vanno liberano spazi ed energie e l’azienda ti decolla.

Una grande scoperta è stata quella della “selezione scientifica” delle persone: smetterla di andare a sentimento, prime impressioni o per indicazioni di amici. Sinceramente non mi ritengo particolarmente bravo a comprendere le persone e l’utilizzo dei test attitudinali durante la selezione mi ha risparmiato un bel po’ di mal di testa.

In tutto questo si incardina la mia capacità di esercitare la leadership sul gruppo, che non vuol dire sbraitare dietro alle persone, ma “ottenere che venga eseguito quello che chiedi”. Booom! Bella definizione, eh? Quando l’ho sentita la prima volta ho cominciato a capire che la mia idea di leadership faceva acqua 😉

La maggior parte delle persone non si incarica della propria crescita e formazione, è forse uno dei migliori investimenti che puoi fare per farli crescere. Non sto parlando di formazione tecnica, spero che Illustrator lo sappiano usare e comunque si impara usandolo. Ci sono tutta una serie di competenze informali -le famose soft skills- che nella vita aiutano a dialogare, crescere, vendere e se le condividi con i tuoi ti ritrovi con un esercito inarrestabile, invece che un branco di pecore che se va bene fanno giusto giusto quello che chiedi e, nella peggiore delle ipotesi ti fan tornare i casini sul tavolo e ti tocca rifare quello che hanno fatto loro. 

Imparare a gestire le persone comporta anche delle responsabilità: come gestire ritardi, assenza di disciplina, disordine, scorrettezze, scarsa voglia di lavorare o addirittura situazioni poco etiche? Ti è capitato di avere collaboratori sempre in ritardo o persone che durante l’orario di lavoro si facevano lavoretti per loro clienti? 

Delle volte queste persone vanno formate, delle volte gestite e motivate, altre volte sanzionate o allontanate. Non è una cosa facile, ma ormai dovresti sapere che i veri risultati si portano a casa se fai le cose che ti mettono fuori confort. 

La prima cosa però è stata -come ti dicevo all’inizio- il mio personale cambio di prospettiva, l’eliminazione del giudizio e un forte lavoro sull’ascolto delle persone, delle loro esigenze, del non detto. Capire come stanno, se sono a loro agio, capire chi sono i campioni e chi invece ti sta solo mettendo i bastoni tra le ruote, fa tutto parte di un mestiere molto difficile, forse quello più difficile nella gestione di un’agenzia, ma che è anche quello che può portarti i maggiori benefici.

Parleremo di questo e molto altro nella classe Strategie per Agenzie TEAM, il 7 maggio a Milano, per maggiori info visita https://fun.strategieperagenzie.com/corso-spa-team

Organizzazione interna nell’agenzia di comunicazione

Oggi voglio parlarti delle cose che ho imparato -sulla mia pelle- sull’organizzazione dell’agenzia… se penso che anni fa facevo queste fesserie mi vengono i brividi!

Project management

Il project management è una delle funzioni meno considerate nelle piccole agenzie, di solito visto come un costo e gestito -spesso a cazzo- personalmente dal titolare, che in realtà si trasforma in un collo di bottiglia invece che generare valore. Bene se passa in mano ad un account, ancor meglio se se ne occupa una figura specifica, con l’attenzione di metterla in conto ai clienti.

Formazione delle persone

In qualunque agenzia -in particolare in quelle piccole-, le persone sono al centro di tutto, praticamente il motore vero dell’impresa. Se loro crescono, cresci anche tu, se loro stanno al palo, tu va a fondo. E le soft skills sono più importanti delle competenze tecniche. Quanto aiuti i tuoi collaboratori a crescere?

Delega

Poco sopra ti parlavo di valore: tu dove generi valore? A scrivere qualche riga di codice, impostare una campagna o disegnando un logo perché “i miei non sono bravi come me”? Primo, se i tuoi sono tanto meno bravi di te preoccupati, secondo se rimani concentrato su attività dove non porti valore, sei quello che fa da tappo allo sviluppo della tua azienda e non lamentarti se non cresci. La delega inizia dalla testa, dall’accettare che chi farà il tuo lavoro merita la tua fiducia e magari non farà le cose come le faresti tu (magari meglio), così il lavoro si sblocca e potrai dedicarti alle funzioni che danno vero valore alla tua impresa: relazioni, strategia, formazione.

Gestione del tempo

La risorsa deperibile in assoluto: se questa sera non hai venduto la tua giornata, non è che domani ne vendi due. E se per un mese non vendi le giornate di un tuo grafico, non è che a fine mese ne vendi trenta tutte assieme come fossero pezzi di ricambio che aspettano in un magazzino. Impara a gestire il tempo, che è la tua risorsa più preziosa, mille volte più del denaro.

Produttività e KPI

Quanto ci mettete in agenzia a realizzare un sito? Qual è il tuo collaboratore più produttivo? Quali sono le aree dove guadagni e dove margini poco, o perdi? Se conosci i tuoi numeri, sai come sta andando la tua azienda. Quali numeri devi guardare? E attento ai numeri “finti”, quelli che raccogli facilmente, che riconfermano quello che pensi e non ti danno nessuna indicazione reale su come stai andando e su come migliorare. 

Organigramma

Altro elemento poco considerato nelle piccole agenzie: “ma siamo solo in cinque”… certo, infatti tutti fanno tutto e appena succede un casino non è responsabilità di nessuno. Ci metti poco a disegnarlo, devi riempire una decina di caselline, e dopo diventa tutto (un po’ più) facile.

Mansionari

Se in una multinazionale elimini un dipendente, in brevissimo tempo viene sostituito e il business continua come prima, è una cosa che ha del kafkiano. Perché, nella tua piccola agenzia, se se ne va quellochesafarequellacosasololui rischi il collasso? Perché non hai il libretto di istruzioni della tua agenzia. “Ma è complicato”, “Non facciamo mai due volte la stessa cosa”, “Nessuno li legge”, queste sono scuse, non motivazioni. E, se ci pensi bene, sono i motivi per cui non cresci. Hai una check list di come creare un sito? Hai un manuale per spiegare ad un grafico esterno come impostare i file in Indesign? No?! Ok, ora sai da dove partire.

Previsionale

“Nella mia agenzia come faccio a prevedere cosa succede tra tre mesi? Manco so cosa capita domani”. Appunto, se non sai prevedere il tuo andamento sei nei guai, anche perché evidentemente non hai contratti, non hai marketing e vendite strutturati, soprattutto non hai la coda fuori dalla porta. E, se capita qualche casino, te ne accordi troppo tardi. Fatti un bel previsionale a dodici mesi -basta un semplice foglio di calcolo-, guarda cosa succede in tre mesi e chiediti che cosa puoi farci, è un grande esercizio. 

Indicatori economici e finanziari

Fatturato e margini, liquidità, produttività oraria, fatturato procapite, markup sui servizi esterni, incidenza dei costi fissi, redditivtà della commessa, del cliente, dell’operatore e del reparto… sei un creativo e ti pare complicato, o brutto? Spero che guadagni davvero tanto, oppure impara a leggere tutti questi dati, ti aiuta a controllare la tua impresa e a crescere. 

Scalabilità e modelli di business 

Replicabilità, scalabilità, ricorsività, infoprodotti, revenues passive… se capisci di cosa parlo puoi ripensare il tuo modello di business -passando dalla vendita delle ore alla vendita di valore e delle informazioni- e arricchirti, o almeno compensare i momenti più difficili 😉

Ti ci ritrovi? Vieni a Strategie per Agenzie ORGANIZZAZIONE, il 28 febbraio a Milano, qui trovi il programma e il modulo di registrazione.

Perché devi smettere di fare preventivi se hai un’agenzia di comunicazione

Hai un’agenzia di comunicazione e sei stufo di produrre preventivi come una stampante impazzita? Per di più per finti potenziali clienti che poi spariscono senza neanche darti una risposta, andando dal concorrente -spesso incapace- che costa meno?

I tuoi clienti ti vivono come una commodity e ti usano come panchina quando hanno una grana che non riescono a sistemare con l’altro fornitore “top”?

Capisco questa frustrazione, è stato così anche per me per anni, ma ora stai per scoprire l’arma segreta che ti salverà da questo lavoro inutile, facendoti guadagnare tempo, soldi e… autostima!

Oggi voglio aiutarti a uscire dalla trappola del preventivo con un processo che abbiamo studiato e testato nella mia agenzia.

1. Crea un processo di lead generation per i tuoi servizi, ad esempio “realizzazione siti internet brescia” – una cosa semplice, che faccia molto traffico

2. Quando ti contatta un nuovo prospect spiega che tu hai un metodo per analizzare le sue esigenze e il suo posizionamento sul web, per cui vuoi fissare una skype di 20 minuti

3. Qualcuno ti dirà che vuole solo un preventivo… be’, spara alto, molto alto. Nella maggior parte dei casi non li prenderai, ma almeno penseranno che sei bravo 😉 ma non sono questi i clienti che ci interessano

4. Durante la skype chiedi perché vuole fare il nuovo sito, quali obiettivi ha, come va la sua azienda… insomma spostalo dal processo agli obiettivi

5. Quando hai capito quali sono i suoi obiettivi -che delle volte non saranno relativi al nuovo sito, ma piuttosto vuole nuovi clienti, o riposizionare l’azienda-, chiedi quanto ritiene opportuno investire per raggiungere l’obiettivo che ha appena dichiarato… booom! Scopri che le risorse da mettere in campo per questi obiettivi, se sono attività strategiche, sono molto più importanti di quello che ti aspettavi e che te le mettono a disposizione più che volentieri

I risultati sono impressionanti, lo vediamo tutti i giorni nella mia agenzia. Dal punto di vista dei numeri, se la tua media chiusura preventivi è del 20-30%, chiudendo pure male sul prezzo (sconti, previsioni sbagliate), con questo metodo vai in chiusura il 42,5% delle volte con un prezzo più elevato, maggiore efficienza tua e soddisfazione del cliente.

Se ti dicessi che nella mia agenzia lo facciamo da un pezzo, ottenendo risultati sbalorditivi? I miei collaboratori sono più soddisfatti, i nuovi clienti si sentono compresi e ascoltati, il lavoro ha meno intoppi e guadagniamo di più (tra l’altro, questo sistema elimina la necessità di avere un commerciale). E quelli che cercavano solo un preventivo? Be’ peggio per loro, se li becca il tuo concorrente incapace ad un prezzaccio 😉

Ti è piaciuto? Pensi di poterlo applicare al tuo business?!

L’organigramma nelle agenzie di comunicazione

L’organigramma in una piccola agenzia spesso non viene considerato: siamo in pochi, tutti facciamo tutto, non abbiamo tempo, non credo a queste cose rigide, noi siamo creativi…

La verità è che forse non hai avuto il tempo e la voglia -o la competenza- per prendere in mano uno degli strumenti più potenti per la crescita della tua agenzia.

L’organigramma standard
Nelle grandi organizzazioni l’organigramma cresce e si dettaglia fino ad arrivare ad avere una persona che si occupa di un singolo processo apparentemente secondario. E’ vero che lì ci sono i soldi per fare molte più cose che nella tua agenzia, ma chi lavora con un elevato grado di dettaglio ottiene alcuni vantaggi:
– attivi solo quelle funzioni che hanno uno scopo e sono in grado di produrre un reddito
– ogni persona ha una mansione e una responsabilità specifica
Lo so che nelle piccole agenzie il titolare ama -o deve- fare un po’ tutto, ma poi non chiederti perché non cresci.

Ma esiste un modo “standard” di lavorare sull’organigramma? Hai mai considerato che forse non consideri alcune aree (importanti ma non urgenti, conosci la matrice di Covey?) che possono davvero fare la differenza nella tua agenzia?

Vediamo cosa succede normalmente nelle piccole agenzie di comunicazione…
– la produzione, che nelle agenzie è rappresentata dal lavoro di grafici e web designer, soprattutto quando il titolare è un ex grafico, va avanti poco gestita e poco controllata, ma va avanti (soprattutto quando un cliente chiama inferocito perché qualcuno si è “dimenticato” di mandare avanti il suo lavoro)
– l’amministrazione, che è una funzione fondamentale se vuoi portare a casa i soldi (e non “facciamo le fatture quando abbiamo tempo” o “appena ho un minuto chiamo quei clienti che ritardano con i pagamenti”) viene portata appunto avanti quando si ha tempo
– le vendite le fa il titolare. Quando ha tempo. O quando lo chiamano con urgenza i clienti. Oppure se ne occupa una figura mitologica, l’account. Lasciami dire che questa è una cagata pazzesca. Potremmo parlare per giorni di quanto male sia interpretato e gestito questo ruolo, figura conflittuale che deve dire di sì al cliente e far digerire scelte inappropriate allo staff grafico-creativo… l’hai già visto accadere, vero?
– il marketing è un’altra forma di necessità emergente: siti che si trascinano per anni, clienti presi col passaparola (fanno eccezione le agenzie di webmarketing, almeno spero), social lasciati al buon cuore della grafica che parla meglio l’italiano, e ogni tanto si fa qualcosa di carino, ma senza programmazione
– la selezione del personale è affidata ai collaboratori nella forma di “hai mica qualche amico?” e viene fatta solo quando sei nel casino fino al collo per il troppo lavoro o perché qualcuno ti ha dato le dimissioni
– la formazione è molto tecnica e spesso autopromossa, ma essendo una necessità almeno viene portata avanti
– ricerca e sviluppo lasciate in mano al giovane più smanettone, oppure al titolare che puntualmente esclama “sì ma a sta cosa potevate arrivarci da soli”.

Lo so, non è così ovunque, in alcune agenzie alcune aree sono sviluppate all’eccellenza… ma parliamo di opportunità. Come si usa bene un organigramma?

Alcune regole semplici che puoi applicare da subito:
– quante persone devo avere in ufficio per utilizzare l’organigramma? Ha senso già da quattro/cinque persone, quando arrivi a dieci è fondamentale
– stampa e riempi il modello che scarichi da qui: http://strategieperagenzie.com/files/organigramma_SpA.zip
– trovati delle prime linee responsabili per ogni area, trovando così il tempo per dedicarti alle aree davvero importanti (anche se non urgenti): relazioni, progetti di lungo periodo, innovazione e formazione del team
– non scavalcare mai i livelli di comunicazione -tipo parlare direttamente con un grafico saltando il project manager- e non permettere neanche che questo avvenga dal basso verso l’alto
– distribuisci bene i carichi di lavoro, magari qualcun altro oltre a te si occupa di troppe cose
– fondamentale il rispetto dei ruoli e delle responsabilità, se una persona è responsabile di una determinata non va scavalcata, e non potrà neanche dire “è colpa di uno dei miei”, perché la responsabilità è di chi dirige l’area
– scopri quali sono le aree importanti non presidiate, come ad esempio la gestione delle risorse umane o del marketing

Non ti dico che domattina avrai un organigramma perfetto, che questo rifletterà il mondo reale o che sarà la soluzione ai tuoi problemi… ma ti assicuro che se lo disegni correttamente, distribuisci correttamente carichi e responsabilità, ti crei delle prime linee, lo condividi con il tuo team e presidi le aree “importanti”, la tua vita in agenzia migliorerà drasticamente.