Come scegliere il gestionale per l’agenzia di comunicazione

Selezionare il gestionale corretto per la tua agenzia di comunicazione potrebbe rivelarsi complicato, alla fine di questo articolo ti illustrerò le principali soluzioni, ma voglio prima fare un ragionamento con te.

Se cerchi un gestionale, stai probabilmente cercando una soluzione che risolva più problemi in un colpo solo:

– gestione dei progetti 
– tracciamento delle redditività dell’agenzia
– gestione costi e fatturazione

La prima riflessione che voglio condividere con te è questa: sei sicuro che la soluzione ai tuoi problemi sia un software? 

Alcuni imprenditori pensano che un software sia una panacea, nella loro testa con un tool e pochi clic potranno controllare vendite, numeri, gestione delle persone, amministrazione dialogo con i clienti, ma è un approccio a dir poco naïf

Gestire i costi in un’agenzia di comunicazione

Da titolare di Agenzia saprai anche tu che i costi in nel nostro business possono andare fuori controllo velocemente: qualche richiesta in più dai freelance, un bonus ai ragazzi, l’auto che costa più del previsto, le foto di stock che dimentichi di mettere in fattura al cliente, la stampante 3D per sperimentare…

Come gestire i costi nella mia agenzia? Come valutare quanto rende una determinata spesa? Come decidere se e cosa tagliare?

Perché acquisire un’agenzia di comunicazione, soprattutto se non sei del settore

Quando arrivi ad un certo punto e ti trasformi da imprenditore a investitore, cominci a vedere il mondo in maniera differente.

Quindi qualunque spesa nelle tue imprese dovrebbe massimizzare il ritorno di investimento, riducendo il rischio.

Se mi segui da un po’ di tempo, sai che ritengo che le tre aree più importanti per lo sviluppo di qualunque azienda sono i processi, le persone e il marketing.

Se, come imprenditore, sei d’accordo con me su questo punto, il passaggio successivo sarebbe trasformare queste aree, che rappresentano un costo necessario in un’azienda -anche se si ripaga velocemente e ti porta a crescere- in un investimento.

Come? 

Come lanciare un’agenzia di comunicazione

Vuoi scoprire come creare un’agenzia di comunicazione?

Potresti essere un freelance con alcuni soci, un esperto di marketing all’interno di un’azienda o ancora un imprenditore di un altro settore che decide di investire in questo ambito…

Se sei alle prime armi con la complessità di questo meraviglioso mondo, di sicuro non vorrai sbagliare a fare i primi passi e quindi avrai un mucchio di domande.

Quali sono le azioni da fare per aprire la tua agenzia e farla decollare da subito? Quali sono i servizi che rendono davvero? Come scegliere i collaboratori, la forma societaria, il commercialista?

Soprattutto, quali sono le trappole che fanno fallire il 35% delle agenzie entro il terzo anno di vita?

A queste e a cento altre domande risponde l’ebook gratuito Agenzia_Start, che puoi scaricare direttamente da questo link.

 

 

Nella tua agenzia si aggira un fantasma?

Qualche giorno fa, in una delle poche selezionate Agenzie in cui faccio consulenza, stavo analizzando un campionamento del time tracking.

Una cosa curiosa di questa agenzia è che, pur avendo un buon livello di fatturato (quest’anno supera il milione di Euro), ci si era “scordati” il time tracking e di fare un po’ di analisi della redditività.

Può capitare di dimenticarsene, certo. E mi rendo conto che sia seccante stare dietro ai collaboratori, che sei sempre sotto pressione da parte dei clienti e queste cose passano in secondo piano… ma sono importanti.

Sono importanti perché, anche se credi di vendere grafica o siti, in realtà vendi il tempo tuo e dei tuoi collaboratori, merce deperibile per eccellenza. Ma ne parleremo in altra sede.

Tornando ai miei amici, dopo aver fatto qualche domanda di verifica mi è saltata all’occhio la presenza di quello che chiamo un “fantasma”: un cliente che si aggira nell’agenzia, occupa molto tempo e risorse ma non genera fatturato – e in questo caso si trattava del quarto cliente dell’agenzia per numero di ore impiegate.

L’agenzia stessa.

Ti spiego bene.

Facciamo una prima ipotesi numerica: in un’agenzia che fattura anche solo 300mila euro, il dieci percento del tempo impiegato su progetti interni corrisponde a 30mila euro di minor fatturato, sei d’accordo? Perché invece di “vendere” quelle ore ad un cliente le stai utilizzando per te, sei d’accordo?

Se questi 30mila euro mancanti corrispondessero alla realizzazione del sito internet e una gestione social decente, non pensi che potresti “comprare” questo servizio dall’esterno ad una cifra molto minore?

Ma te la spiego in un altro modo. Ipotizziamo un costo industriale interno delle persone (20 euro l’ora) e una vendita media delle tue ore a clienti paganti (70 euro l’ora) e ipotizziamo un fatturato di 300mila euro di fatturato con 200mila euro di spese.

Se faccio il lavoro all’interno: +300mila ricavi -200mila spese = 100mila euro di margine

Se commissiono il lavoro all’esterno:+330mila ricavi -200mila spese -10mila euro di costi extra = 120mila euro di margine. Si tratta di un bel 20 percento di margine in più (questo ipotizzando dei margini importanti, immagina se i margini fossero già risicati). 

Certo, avrai comunque un costo di gestione del progetto all’esterno, adesso sto estremizzando l’esempio.

Però parliamo di un’importante fetta di fatturato “rubata” dal titolare stesso all’agenzia a se stesso. 

Certo, se questo tempo fosse “morto”, non impiegabile con un cliente per qualche motivo, ci può anche stare che metti le persone a cui paghi lo stipendio a fare del lavoro interno. 

Se mi segui da un po’ di tempo sai che cosa penso delle Agenzie che realizzano il sito internamente: dei pazzi. 

Il sito prenderà tempi biblici, mangerà fatturato come un’idrovora, difficilmente uscirà nei tempi e nei modi che avevi tu avevi immaginato all’inizio. 

Quante sono le attività che fai all’interno per il cliente fantasma -tu stesso- e che invece potresti commissionare a qualche freelance un po’ sveglio?

– realizzazione del sito internet 

– shooting e video 

– realizzazione testi 

– piano social

– campagne di webmarketing 

– persino il tuo logo!

Guarda i tuoi dati, non è che stai lavorando per un fantasma?

L’importanza della crescita personale

(Perché le abilità che ti hanno portato fin qui non sono sufficienti a fare un salto di livello)

Questa è una delle classi -e uno degli articoli- più complesse e particolari di questa serie, coinvolge tanti aspetti personali e relativamente poco tangibili, ma fondamentali. Che cosa significa “crescita personale”? Non cresciamo già naturalmente? Ci accadono cose, impariamo lezioni, guardiamo gli altri, facciamo sbagli che cerchiamo di non ripetere, non è già questa una crescita?

Un giorno ho sentito una frase che in qualche modo a mio avviso spiega il senso della crescita personale: “per ottenere ciò che desideri, devi diventare la persona che ottiene i risultati che desideri.”. Insomma, se vuoi pesare meno e vuoi essere in forma non puoi essere “uno che sta sul divano”, devi diventare uno che corre e mangia sano. Ma che cosa succede se applico questo concetto ad altri obiettivi più sofisticati, come l’avere successo, essere una bella persona, una grande imprenditore, un buon leader? (che poi, che cosa significano queste cose per me?)

Insomma, se devo perdere peso so già cosa devo fare: smetterla con la vaschetta di gelato dopo cena, magari andare da un nutrizionista, cominciare a fare sport e fare queste cose con costanza per lungo tempo -o per sempre-, non solo la prima settimana dopo le feste di fine anno. Volendo portare avanti il paragone, e dal perdere peso vuoi diventare un triatleta, forse ti serve avere un coach, seguire una dieta ferrea, un programma studiato e testato, un sistema di KPI di controllo e avere una volontà di ferro. La dimensione del tuo obiettivo determina l’ampiezza degli sforzi che devi fare.

Ma perché dovrei o cambiare? Perché le abilità che ho in questo momento mi hanno portato dove sono, ma difficilmente mi porteranno un livello più su.

Quello che ho imparato facendo marketing alla mia agenzia di comunicazione (con un bonus)

Per un imprenditore -di qualunque settore- il marketing è una delle competenze più importanti da sviluppare. Se sai fare marketing -e parlo di strategia- puoi gestire e far crescere qualunque impresa, puoi cavartela in qualunque situazione. Saper fare marketing vuol dire comprendere come pensano gli altri e come prendono le loro decisioni, capisci che puoi conquistare il mondo?!

E’ incredibile quante agenzie di comunicazione non sappiano fare marketing (è successo anche a me :): defocalizzate, affidano l’acquisizione di nuovi clienti a passaparola, relazioni e fortuna, insomma non hanno un metodo strutturato e automatizzato. Avere un metodo significa tante cose: meno sforzi, prevedibilità del risultato, persino la selezione del tipo di clienti che andrai ad acquisire. Incedibile vero?

Il marketing non è creatività o la sola comunicazione, è una cosa più sofisticata e complessa. Come ti dicevo, fare marketing strategico è capire come acquista il tuo potenziale cliente e andare a prenderlo di conseguenza nei posti e modi corretti, influenzando il suo modello decisionale.

Perché un potenziale cliente sceglie in maniera sempre più complessa (oppure si fida di chi ha più vicino ;). Se riesci a capire come decide, secondo quali fattori, dove si informa, di cosa ha paura, che cosa desidera, diventa facile avvicinarlo, influenzarlo e infine acquisirlo.

Questo è il motivo per cui continuo a ripetere che un imprenditore -tipo te che dirigi un’agenzia di comunicazione, non sei un grafico o un creativo, sei un imprenditore- deve saperne di marketing.

La gestione del team nell’agenzia di comunicazione

Staff, team collaboratori, dipendenti, “quelli là”, “i miei ragazzi”, “le nostre risorse” o altre definizioni… se gestisci un gruppo di persone avrai scoperto, qualche volta anche duramente, che si tratta di uno dei lavori più complessi al mondo.

Negli anni sono passato dal pensare a “loro” come persone che facevano o non facevano ciò che mi aspettavo, chiedevo o pretendevo, al considerarmi causa delle loro performance, anche quando non fanno qualcosa che chiedo. Con grandi miglioramenti allo stato del fegato, delle finanze e del clima aziendale.

Che cosa ha fatto cambiare atteggiamenti e, quindi, risultati?

La prima considerazione è che le persone non sono tutte uguali, ognuno ha talenti differenti e devi capire chi mettere in quale ruolo. La famosa frase “se giudichi un pesce dalla sua capacità di scalare un albero…”, hai in mente? Inoltre, la maggior parte delle persone tende a fare ciò che riesce e capisce, non è che fa casini per cattiva volontà. Di solito.

Ho imparato anche che le attitudini sono più importanti delle competenze: se ti metti in staff uno davvero competente ma di pessimo carattere, che demotiva te e il tuo team, la tua impresa andrà col freno a mano tirato ad andar bene. Hai in mente quelli che sbuffano, nonsipuòfare e poi lo fanno comunque, ti riportano solo notizie sgradevoli. La cosa divertente è che queste figure, che sembrano fondamentali per il tuo business, quando se ne vanno liberano spazi ed energie e l’azienda ti decolla.

Una grande scoperta è stata quella della “selezione scientifica” delle persone: smetterla di andare a sentimento, prime impressioni o per indicazioni di amici. Sinceramente non mi ritengo particolarmente bravo a comprendere le persone e l’utilizzo dei test attitudinali durante la selezione mi ha risparmiato un bel po’ di mal di testa.

In tutto questo si incardina la mia capacità di esercitare la leadership sul gruppo, che non vuol dire sbraitare dietro alle persone, ma “ottenere che venga eseguito quello che chiedi”. Booom! Bella definizione, eh? Quando l’ho sentita la prima volta ho cominciato a capire che la mia idea di leadership faceva acqua 😉

La maggior parte delle persone non si incarica della propria crescita e formazione, è forse uno dei migliori investimenti che puoi fare per farli crescere. Non sto parlando di formazione tecnica, spero che Illustrator lo sappiano usare e comunque si impara usandolo. Ci sono tutta una serie di competenze informali -le famose soft skills- che nella vita aiutano a dialogare, crescere, vendere e se le condividi con i tuoi ti ritrovi con un esercito inarrestabile, invece che un branco di pecore che se va bene fanno giusto giusto quello che chiedi e, nella peggiore delle ipotesi ti fan tornare i casini sul tavolo e ti tocca rifare quello che hanno fatto loro. 

Imparare a gestire le persone comporta anche delle responsabilità: come gestire ritardi, assenza di disciplina, disordine, scorrettezze, scarsa voglia di lavorare o addirittura situazioni poco etiche? Ti è capitato di avere collaboratori sempre in ritardo o persone che durante l’orario di lavoro si facevano lavoretti per loro clienti? 

Delle volte queste persone vanno formate, delle volte gestite e motivate, altre volte sanzionate o allontanate. Non è una cosa facile, ma ormai dovresti sapere che i veri risultati si portano a casa se fai le cose che ti mettono fuori confort. 

La prima cosa però è stata -come ti dicevo all’inizio- il mio personale cambio di prospettiva, l’eliminazione del giudizio e un forte lavoro sull’ascolto delle persone, delle loro esigenze, del non detto. Capire come stanno, se sono a loro agio, capire chi sono i campioni e chi invece ti sta solo mettendo i bastoni tra le ruote, fa tutto parte di un mestiere molto difficile, forse quello più difficile nella gestione di un’agenzia, ma che è anche quello che può portarti i maggiori benefici.

Parleremo di questo e molto altro nella classe Strategie per Agenzie TEAM, il 7 maggio a Milano, per maggiori info visita https://fun.strategieperagenzie.com/corso-spa-team